Anda seorang pemilik perusahaan, direktur, manajer, kepala bagian, supervisor, ketua tim marketing, pengurus organisasi dan lain sebagainya, apabila berhubungan dengan orang lain yang ikut melaksanakan program-program kerja yang menjadi tanggung jawab anda, berarti anda sedang mendelegasikan pekerjaan.Delegasi berasal dari bahasa Inggris delegate yang sumbernya dari bahasa Latin delegatus artinya mengirimkan sebagai seorang wakil. Pendelegasian terjadi ketika anda mengirimkan pekerjaan "dari" anda "kepada" orang lain atau dengan kata lain menugaskan orang lain untuk melaksanakan pekerjaan anda. Pendelegasian yang efektif tidak hanya memberi anda lebih banyak waktu untuk bekerja di setiap peluang yang penting, tetapi juga akan membantu orang lain di dalam tim untuk belajar banyak hal baru.
Pada awalnya sebagian orang merasa gagal dalam pendelegasian, dan akan berkata, “Kalau saja aku mengerjakannya sendiri, tentu tidak akan seperti ini.”
Tapi tidak seharusnya seperti itu. Pendelegasian adalah mutlak apabila anda ingin mendapatkan hasil yang baik sekaligus kemudahan dalam banyak hal. Jangan biarkan waktu dan tenaga anda habis hanya untuk menuntaskan pekerjaan yang seharusnya bisa dibagi dengan orang lain. Mulai sekarang lakukan pendelegasian dengan memperhatikan hal-hal berikut :
1. Pendelegasian membantu orang yang berada di bawah anda dalam sebuah organisasi dan secara langsung ikut mendorong anda ke jenjang yang lebih tinggi di dalam manajemen. Hal itu menyediakan anda lebih banyak waktu, dan anda akan mampu menerima proyek-proyek pekerjaan dengan prioritas yang lebih tinggi.
2. Delegasikan seluruh pekerjaan atau bagian-bagiannya secara utuh, jangan hanya tugas-tugas kecil dan aktivitas insidentil tertentu saja.
3. Gambarkan dengan jelas bentuk hasil pekerjaan yang diperlukan, tetapi kemudian biarkan setiap individu menggunakan pemikiran kreatif mereka sendiri untuk bisa mencapai hasil itu.
4. Gambarkan dengan jelas batas-batas kewenangan yang ada bersama pekerjaan yang didelegasikan. Seseorang yang mengajak orang lain untuk bekerja bersama harus dapat memberikan batasan-batasan itu agar tidak terjadi tumpang tindih kewenangan yang akan berujung pada kekacauan pertanggungjawaban.
5. Menghapuskan standar-standar kinerja akan membantu seseorang mengetahui kapan dia melakukan dengan tepat apa yang diharapkan.
6. Ketika berada pada akhir dari pendelegasian, berarti anda bekerja untuk membuat pekerjaan boss menjadi lebih mudah dan menjadikannya mendapatkan promosi. Hal ini berarti juga meningkatkan promotabilitas anda juga.
7. Evaluasi aktivitas rutin di mana anda dilibatkan. Adakah yang dapat dihapuskan atau didelegasikan?
8. Jangan pernah meremehkan potensi seseorang. Delegasikan kepadanya lebih dari kemampuannya yang diketahui oleh anda. Harapkan keberhasilan bagi mereka, dan anda akan kaget dan menjadi senang lebih sering daripada yang anda duga.
9. Pekerjaan yang lengkap akan didapat dari laporan setiap invidu yang menerima pendelegasian dari anda. Mereka akan datang kepada anda untuk memberikan alternatif-alternatif dan usul-usul tentang suatu masalah, alih-alih berkata, “Boss, apa yang seharusnya kita lakukan?”
10. Jangan menghindari pendelegasian hanya karena anda tidak bisa memberikan keseluruhan proyek kepada seseorang. Biarkan dia mulai dengan suatu gigitan kecil pada potongannya, lalu setelah belajar selama mengerjakannya, mereka akan dapat menerima potongan-potongan yang lebih besar dalam bidang yang lebih luas dari sebuah porsi tanggung jawab.
11. Sepakati sebuah prosedur pengawasan yang terukur, yang akan tetap menginformasikan kepada anda setiap kemajuan yang berhasil dicapai pada sebuah proyek, disebabkan anda bertanggung jawab sepenuhnya untuk itu dan anda perlu mengetahui tingkat pencapaiannya.
12. Bukalah pikiran anda dengan gagasan dan cara yang baru untuk melakukan sesuatu. Bisa jadi cara yang baru itu lebih baik dibanding cara lama yang biasa dilakukan.
13. Ingatlah pendelegasian bukan berarti memberikan sebuah tugas. Anda sedang meminta orang lain untuk menerima tanggung jawab atas suatu pekerjaan, dan mereka mempunyai hak untuk berkata tidak.
14. Berikan dorongan kepada orang-orang anda untuk meminta bagian dari pekerjaan anda.
15. Jangan pernah menarik kembali suatu pendelegasian hanya karena anda dapat melakukannya dengan lebih baik atau lebih cepat. Tetapi bantulah orang lain belajar untuk melakukannya dengan lebih baik dan lebih cepat.
16. Secara rutin adakan pertemuan untuk menerima umpan balik atau laporan-laporan antara anda dan orang yang menerima pendelegasian. Komunikasi yang baik akan meyakinkan untuk sukses berkelanjutan.
17. Pendelegasian memperkuat posisi anda. Hal itu menunjukkan bahwa anda sedang melakukan pekerjaan sebagai seorang manajer yang memperoleh hasil bersama dengan yang lain. Ini membuat anda lebih promotabel.
18. Pendelegasian mempunyai resiko di mana orang lain mungkin akan melakukan suatu kesalahan, tetapi orang-orang akan belajar dari kesalahan-kesalahan dan mampu memperbaikinya di lain kesempatan. Seandainya anda sebagai seorang yang menerima pendelegasian dan melakukan kesalahan, pasti anda akan menjadikan kesalahan tersebut sebagai sebuah pelajaran yang berharga.
19. Temukan bakat dan minat dari orang-orang itu dan dilain waktu anda akan mampu mendelegasikan pekerjaan dengan lebih cerdas dan efektif.
20. Banyak orang akan lebih bergairah jika melakukan suatu pekerjaan dengan gagasan yang diusulkannya dan diterima oleh anda dengan baik, dibanding jika anda mengatakan kepada mereka bagaimana cara melakukannya menurut pikiran anda.
21. Lebih pekalah ketika anda mendelegasikan suatu pekerjaan kepada orang lain. Ketika mereka meminta sebuah keputusan dalam proyek mereka kepada anda, mintalah kepada mereka untuk memikirkan beberapa alternatif yang mana akan didiskusikan bersama mereka. Ini adalah cara yang penuh rasa tanggung jawab untuk dilakukan selama bersama staf anda.
22. Jangan melakukan aktivitas yang orang lain akan bersedia melakukannya untuk anda jika anda memintanya.
23. Dorongan dari rasa tanggung jawab akan melemah apabila anda terlalu memberikan bantuan-bantuan.
24. Ingatlah, anda bukan satu-satunya orang yang dapat memenuhi sebuah hasil akhir. Percayakan kepada orang lain untuk mampu meraih keberhasilan itu.
25. Membagi pekerjaan yang besar ke dalam bagian-bagian yang lebih kecil dan mendelegasikannya membuat mereka yang bisa melakukannya menjadi lebih siap.
26. Jagalah agar semua orang tetap mengikuti sampai seluruh proyek selesai.
27. Berikan usul-usul dan mungkin batasan-batasan untuk memecahkan masalah pekerjaan mereka, namun biarkan mereka mengambil tindakan sendiri karena mereka perlu belajar untuk diri mereka sendiri.
Sumber gambar: http://boedijaeni.files.wordpress.com/2009/02/delegation-work1.jpg
Tidak ada komentar:
Posting Komentar